9 เทคนิคสะสางงานให้สำเร็จ
ปัญหาที่หลายคนต้องพบเจออยู่ตลอด คือ การทำงานไม่ทันเดดไลน์ เพราะแต่ละวันมีทั้งงานด่วน งานไม่ด่วน งานแทรก และมีประชุมอีก สำหรับคนที่คิดว่าตัวเองเป็นคนขี้เกียจ ไม่ใช่เรื่องน่าอาย สามารถพัฒนาสิ่งนี้ให้กลายเป็นจุดแข็งที่ทรงพลังเพื่อทำให้งานแต่ละชิ้นสำเร็จลุล่วงได้ และเหลือเวลาว่างไปทำเรื่องอื่นได้
วันนี้ Klearbaan มี 9 เทคนิคสะสางงานให้สำเร็จ มาดูค่ะว่าจะบริหารเวลากันอย่างไร
1.ตั้งเป้าที่สามารถจับต้องได้
การตั้งเป้าจะช่วยสร้างความมั่นใจได้ระดับหนึ่ง และงานที่ตั้งเป้าหมายไว้ต้องทำให้ได้ เช่น ในระยะเวลา 1 เดือนต้องทำงานทั้งหมด 50 ชิ้น เราก็ตั้งเป้าหมายเล็ก ๆ ไว้ก่อน เช่น ทำวันละ 2 ชิ้น เพื่อให้ได้งานที่มีคุณภาพ แบบไม่รีบจนเกินไป
2.สร้างตารางงาน
การสร้างตารางการทำงานเพื่อช่วยให้ลำดับความสำคัญของงานออกมาได้ เราควรลำดับงานให้ได้ว่า อะไรควรทำก่อนและหลัง เพื่อให้งานนั้นเสร็จทันเวลา ตรงตามกำหนด เพราะบางงานอาจจะต้องใช้ด่วน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการบรีฟงานของหัวหน้างานว่าต้องการอะไรก่อนเป็นต้น
3.หาแรงจูงใจ
เชื่อว่าหลายคนเมื่อทำงานไปสักระยะหนึ่ง เริ่มจะมีอาการขี้เกียจบ้าง อารมณ์เช่นนี้เป็นอุปสรรคต่อการทำงานได้เช่นกัน ดังนั้นเพื่อขจัดความขี้เกียจนี้ออกไป เราควรสร้างจูงใจเพื่อเป็นการบังคับตัวเราในทางอ้อม เช่น ถ้าหากทำงานชิ้นนี้เสร็จภายในวันเสาร์ แล้ววันอาทิตย์จะได้ไปเที่ยว เหมือนเป็นการบังคับงานต้องเสร็จ ถึงแม้จะจำใจก็ตาม ไม่อย่างนั้นแล้วจะอดเที่ยว
4.เพิ่มความสนุกในการทำงาน
เพื่อลดแรงกดดันในการทำงาน ไม่ให้เครียดจนเกินไป ลองมาเพิ่มความสนุกในการทำงานให้เหมือนการเล่นเกม อาจจะเล่นกันในทีม โดยตั้งกติกาไว้ หากใครทำงานชิ้นนี้สำเร็จได้ภายในเวลา 16.00 น. จะมีรางวัลเป็นขนมที่ชอบหรืออาหารที่ชอบก็ได้ เพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานให้สนุกมากขึ้น อาจจะดูเหมือนเป็นการเดิมพันหรือไร้สาระ แต่วิธีนี้สามารถช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงได้อีกแบบหนึ่ง ส่วนคนที่งานไม่เสร็จอาจจะมีบทลงโทษเล็กน้อย ๆ เพื่อสร้างสีสัน
5.เหนื่อยแล้วหยุดพักสมอง
ยิ่งถ้าต้องใช้สายตาและสมองมากเท่าไร ก็ยิ่งต้องรู้จักวิธีการพักผ่อนให้เป็น เพื่อให้ร่างกายไม่เครียดเกินไป ทั้งสายตาและสมองมีความสัมพันธ์กัน บางคนฝืนโดยไม่รู้ตัว หากเรารู้สึกเหนื่อยและเมื่อยล้าก็นอนพัก หรือไม่ก็ลุกขึ้นมาทำอย่างอื่นก่อน แต่ไม่ใช่ยังอยู่หน้าจอ พยายามหลีกเลี่ยงไปเลย เดินยืดเส้นยืดสายบ้าง หรืออาจจะกงีบช่วงกลางวันสักเล็กน้อย เพื่อฟื้นฟูพลังกลับมาหลังจากตื่น ดังที่ NASA เคยศึกษาไว้ ระยะเวลางีบหลับที่เหมาะสมที่สุด คือ 26 นาที อาจจะนานไปนิด แต่การตื่นตัวของสมองจะเพิ่มขึ้น 54% สร้างสรรค์งานได้มากขึ้น
6.รู้จักใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์
งานบางประเภทอาจจะต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพื่อให้งานเสร็จทันกำหนดเวลา อย่างเช่น งานเอกสารที่ต้องตรวจคำผิด ถ้าจะต้องตรวจกันหลายคนอาจจะใช้เวลานาน หากเราใช้เทคโนโลยีให้เป็น เช่น ใช้แอปพลิเคชัน ที่สามารถตรวจคำผิดได้แม่นยำ ให้ผล 100% ซึ่งในปัจจุบันมีให้เลือกหลายแอป ทำให้เราได้ตรวจซ้ำ ๆ หลายครั้ง โดยที่ไม่ต้องใช้คนหลายคนให้ยุ่งยาก
7.มีวินัย
ข้อนี้ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษเพราะงานจะประสบความสำเร็จ คือ การมีวินัยในตัวเอง พักคือพัก ทำงานคือทำงาน ไม่วอกแวกในช่วงทำงาน และไม่ต้องรู้สึกผิดในช่วงที่กำลังพัก หากบริหารเวลาได้อย่างเหมาะสม และทำตามอย่างเคร่งครัด รับรองว่างานเสร็จทันตามกำหนดโดยที่ไฟไม่ลนก้นแน่นอนทำให้เรารู้สึกเหนื่อยน้อยลงด้วย
8.ความคิดสร้างสรรค์
หากจะเปลี่ยนคนขี้เกียจให้เป็นขยันอาจเป็นเรื่องที่ดูห่างไกล อันดับแรกต้องปรับความคิดก่อนว่าเราจะเป็นคนขี้เกียจที่รักความก้าวหน้า ใช้ความคิดสร้างสรรค์มาพลิกแพลงอยู่เสมอว่าจะทำอย่างไรให้งานเสร็จ และใช้พลังงานน้อยที่สุด เช่น การยกของหนักด้วยหลักการแม่แรง การคิดพลิกแพลงไม่ใช่การหลับหูหลับตาพยายามทำงานอย่างเดียว แต่คือการนึกถึงผลลัพธ์ดีที่สุด สุดท้ายก็ติดนิสัยชอบพลิกแพลงไม่รู้ตัว ทำให้เครียดน้อยและเหนื่อยน้อย ต่างกับคนขยัน มักออกแรงมาก เครียดมาก แม้ได้ผลลัพธ์เท่ากัน
9.บริหารเวลาเผื่อมีงานแทรก
เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาสำหรับคนทำงาน ซึ่งในแต่ละวันก็จะมีงานที่ต้องทำเป็นประจำทุกวันอยู่แล้ว ซึ่งอาจจะมีบางวันที่จะมีงานด่วนแทรกเข้ามา ดังนั้นในแต่ละวันเราควรเผื่อเวลาสำหรับงานแทรกเข้ามาด้วย อย่างน้อยประมาณ 1 ชั่วโมง
ทั้งหมด 9 ข้อนี้เป็นเทคนิคการสะสางงานแบบใหม่ ที่จะช่วยให้เราทำงานเสร็จตรงตามเวลา ไม่มีงานคงค้าง แถมเหนื่อยน้อยลง มีเวลาพักผ่อน ไม่เครียดจนเกินไป
เรื่องโดย : Chidapa Chaisawad
